Seguimiento

En el marco de las innovaciones institucionales y de políticas que presenta el FIE, las actividades de monitoreo y seguimiento de las iniciativas son fundamentales para garantizar la detección temprana de problemas, su corrección, y la recolección de aprendizajes. La utilización de una metodología SMART, en la cual los objetivos cumplen con estándares de ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y en un tiempo determinado, nos permiten establecer un monitoreo ágil de las diferentes iniciativas financiadas.

La colaboración orientada al ajuste continuo de los proyectos es necesaria por la incertidumbre que existe cuando estos se diseñan, la cual se asocia con la velocidad del cambio tecnológico, la volatilidad de los mercados y la complejidad de resolver problemas institucionales, por no mencionar las múltiples barreras entre lo público y lo privado, que pueden imposibilitar la previsión de todas las dificultades que un proyecto encontrará en su implementación.
En este contexto, el monitoreo ágil, es decir, la revisión periódica del funcionamiento de los proyectos desde su aprobación y a partir de la interacción entre los participantes claves en los mismos, resulta muy apropiada para identificar problemas en forma temprana y resolverlos oportunamente, ya sea en el nivel de gestión de los mismos, o bien involucrando niveles más altos de autoridad cuando se necesiten recursos adicionales. O bien cuando los problemas de coordinación requieran cooperación con actores que no habían participado hasta la ocurrencia del problema. Idealmente, cuando la identificación inicial de brechas y la selección de proyectos se realizan a partir de procesos colaborativos, también se crean las bases institucionales y de capital social para el posterior monitoreo ágil de los proyectos.

El FIE, a través de sus procesos operativos e interacciones con las agencias y servicios públicos postulantes, ha contribuido a mejorar la ejecución y los esquemas de gobernanza de las propuestas que surgieron de las Hojas de Ruta, para que sean capaces, por sí mismas, de detectar y corregir problemas de diseño y ejecución, quedando el FIE como respaldo o supervisor del funcionamiento de esas estructuras. El FIE ha perseguido estos objetivos complementarios, a través de la incorporación de los siguientes requisitos en los convenios con los beneficiarios:

  • Requiriendo que los proyectos definan claramente sus indicadores de resultados, de gestión y de impacto con metas claras desde el primer año hasta el término del proyecto.
  • Exigiendo que los proyectos recopilen información adicional sobre los potenciales usos de los resultados a generar, obligando implícitamente a los proyectos a consultar con los usuarios, o a reunir información que haga que dicha consulta sea mutuamente beneficiosa;
  • Mediante la ampliación de la participación en las estructuras de gobernanza a las partes interesadas desatendidas;
  • Estableciendo requisitos de reporte de información periódicos, incluidos los indicadores de desempeño y resultado, los cuales ayudan a que el FIE determine cuándo es necesario intervenir en la ejecución de un proyecto y qué forma debe adoptar la intervención.

Estos requisitos deben cumplirse antes de que comience el proyecto o durante su implementación, condicionado su cumplimiento a la transferencia de recursos.

La inclusión de los mencionados requisitos en los convenios fue un buen comienzo en cuanto a generar un marco adecuado para el posterior seguimiento de los proyectos y sus mecanismos de gobierno auto correctivos. A su vez, otra acción interesante en este ámbito fue un taller de monitoreo ágil organizado por el FIE con el apoyo del Banco Inter Americano de Desarrollo (BID) en diciembre de 2016. En este taller, los líderes de una decena de proyectos presentaron sus proyectos y los avances iniciales a la Secretaría Ejecutiva del FIE y al equipo BID. La información obtenida en el mencionado taller, así como el análisis temprano de los proyectos apoyados por el FIE, deja planteado el siguiente tema:

“La coordinación público-público, típicamente entre varios ministerios. Proyectos, como el de “Dialogo permanente para grandes proyectos”, que busca crear estructuras locales para abordar las preocupaciones sobre las condiciones ambientales y laborales, y la equidad social en general, por su naturaleza exigen una estrecha coordinación entre los ministerios de minería, energía e infraestructura, entre otros. Tales problemas de coordinación no pueden ser resueltos a nivel de proyectos individuales. Requieren la creación de estructuras de más alto nivel. Si bien ya existen algunos avances al respecto, todavía parece demasiado pronto para decir que existe una solución completa. De generarse un caso exitoso en este ámbito, seguramente podría replicarse para otros proyectos. Así, el éxito en establecer el enfoque y la gobernanza en unos pocos proyectos conducirá a economías de alcance que reducen los costos de lograr resultados comparables en otros” (BID, 2017).

Por otra parte, la metodología de monitoreo ágil se concretiza a través de la adopción de dos herramientas tecnológicas para el seguimiento de las iniciativas. En primer lugar, una plataforma de Gestión de Portafolio de Proyectos, la que permite cargar toda la información de los proyectos para seguimiento y revisión de su avance, gestionando los riesgos y problemas de los mismos. Y, en segundo lugar, tan importante como el poder contar con la información actualizada y capturada en un sistema de administración de proyectos, es la correcta, oportuna y operativa visualización de estos datos. Para ello, el FIE utiliza una herramienta especializada en la presentación de información lo suficientemente potente para manejar Big Data, información geográfica de las iniciativas, datos financieros y cualquier otro indicador que sea necesario exhibir en formato gráfico.